Tutto quello che devi sapere sui software CRM basati su cloud

La nostra guida ai software CRM basati su cloud

Sono centinaia le aziende che ogni giorno scoprono i vantaggi offerti dai software CRM rispetto alla gestione della loro relazione con clienti e prospect. Il CRM è ormai un software diffuso su larga scala in tutte le PMI, specialmente nella sua versione in cloud. Per tutte quelle imprese che ancora non ne hanno adottato uno, abbiamo scelto di sviluppare una guida che racchiuda tutto quello che c’è da sapere sul tema.

Cosa si intende con CRM in cloud?

Il CRM cloud è un software per la gestione delle relazioni con clienti e prospect, ma anche dei processi interni all’azienda, che viene ospitato su server accessibili via internet. Quindi, vi si accede semplicemente tramite browser web digitando uno specifico URL. L’ingresso è riservato agli utenti abilitati che hanno a disposizione credenziali di login personali.

Tutte le infrastrutture necessarie al suo funzionamento sono di proprietà del fornitore del software che si occupa anche della sua manutenzione, securizzazione e aggiornamento.

Questo tipo di CRM si contrappone al software on premises che invece è ospitato su server presenti fisicamente in azienda. Di conseguenza, in questo ultimo caso, i costi di installazione e manutenzione sono tutti a carico dell’azienda stessa che avrà bisogno di risorse dedicate per la gestione di queste attività con costi decisamente maggiori.

Perché utilizzare un CRM cloud?

Disporre di un software CRM è indispensabile per una gestione ottimale di vendite, rapporti azienda-cliente, workflow interni nonché per esigenze di analisi e reporting sia sulle attività dei dipendenti che sull’economia aziendale.

Non tutte le aziende dispongono, però, delle risorse necessarie a costruire ed effettuare la manutenzione delle infrastrutture necessarie a far funzionare un software di CRM proprietario on premises. I software cloud sono l’alternativa più economica ed efficace.

Si tratta di CRM studiati e sviluppati per essere semplici da implementare ed utilizzare. Al loro interno offrono una pletora di servizi base che da soli semplificano di molto processi e attività aziendale, quando integrati con funzionalità personalizzate o con strumenti ed app strategiche per l’impresa assumono un valore ancora più alto.

Inoltre i CRM in cloud mettono a disposizione dell’azienda che li utilizza anche un team di assistenza, oppure manuali di utilizzo e consigli per trarre il massimo dalla piattaforma.

Per che tipo di aziende sono indicati?

Ogni azienda, di qualunque dimensione ed operante in qualunque settore, dovrebbe disporre di un CRM. Anche le soluzioni in cloud tuttavia hanno dei costi iniziali variabili che per le imprese più piccole o dal business più ridotto non ha senso affrontare.

Sicuramente tutte quelle PMI che puntano alla crescita costante del proprio business o del proprio team ma anche all’efficientamento dei processo interni di condivisione delle informazioni, di analisi statistica, di reporting, o che non riescono più a gestire il portfolio clienti con file excel ed agendine, devono utilizzare un CRM e quelli in cloud, per funzionalità e costi, rappresentano la soluzione migliore.

Quali sono i vantaggi?

Se stai cercando una soluzione di CRM basata sul cloud per gestire i processi di Customer Relationship Management, ecco alcuni dei vantaggi che puoi aspettarti di ottenere:

• Costi iniziali ridotti: tutto ciò di cui hai bisogno per utilizzare una soluzione di CRM basata sul cloud è una connessione a internet, un computer o altro dispositivo. Tutti strumenti già in uso in ogni azienda.
• Esternalizzazione di manutenzione, aggiornamento, securizzazione: che resteranno in carico al fornitore del software.
• Forza lavoro sempre connessa: grazie alla possibilità di accedere al CRM da qualunque posto e da qualunque dispositivo.
• Sicurezza delle informazioni: è quasi sempre previsto un backup di tutti i dati inseriti nel CRM e vi sono sistemi di protezione che scongiurano data breach, incidenti o problemi tecnici.
• Massima flessibilità: un sistema CRM in cloud si evolve e cresce insieme alla tua azienda. È sempre possibile inserire nuove funzionalità, nuove integrazioni e aggiungere utenti.

Quali sono le funzionalità base di un software CRM in cloud?

Le funzionalità base presenti all’interno di un CRM base variano a seconda del software scelto. Di seguito, alcune delle principali funzioni comuni alla maggior parte delle piattaforme CRM che servono a massimizzare la produttività e sfruttare al meglio il software.

• Sistema di contact management: memorizza e organizza le informazioni sui clienti e i dettagli di contatto dei loro referenti. Molte piattaforme, più sofisticate, permettono, inoltre, di monitorare le comunicazioni associate ai contatti, pianificare appuntamenti e riunioni e gestire documenti come cataloghi e listini.
• Dashboard di vendita: una visualizzazione completa dei dati di vendita disponibili in tempo reale, via via che vengono aggiornati dai sales account o dal sales manager. Visualizza i KPI, monitora gli obiettivi e valuta le performance di ogni venditore o area di vendita, confronta i dati rispetto al passato per non perdere di vista gli obiettivi futuri.
• Pipeline di vendita: monitora i lead che entrano a far parte della tua pipeline, sviluppando processi step by step che li trasportano fino alla conversione in clienti, per la gestione delle attività di vendita e per non perdere di vista nessuna opportunità.
• Accesso da mobile: il cloud permette di lavorare in qualunque posto anche dal proprio smartphone. Una funzionalità decisamente utile per agenti di vendita che si trovano sempre in mobilità.
• Integrazioni: i CRM in cloud possono essere connessi ad altre app aziendali di largo utilizzo, come Gmail, Outlook e WordPress così da non dover mai consultare altre piattaforme ma avere tutto all’interno di un unico touchpoint. I CRM più completi permettono l’integrazione anche di app o strumenti più di nicchia, specifici per il tuo mercato o businness.

Come scegliere la migliore soluzione CRM basata sul cloud?

Prima di iniziare l’implementazione e l’utilizzo di un nuovo strumento è consigliabile effettuare alcune ricerche. Di seguito, alcuni punti da prendere in considerazione in fase di scelta:

• Esamina i tuoi attuali processi di vendita e sistemi di gestione dei contatti quindi fai un elenco delle funzioni di CRM li ottimizzerebbero maggiormente. Se la tua azienda è ancora troppo giovane per sapere di quali funzioni abbia maggiormente bisogno, fai riferimento alle aziende che sviluppano CRM personalizzati o personalizzabili apposta per start-up o PMI.
• Pensa a come e dove lavora il tuo team. Se si tratta di un lavoro in remoto, sicuramente avrai bisogno di un CRM accessibile in cloud e anche da mobile.
• Non sottovalutare l’interfaccia. Più il CRM sarà semplice ed intuitivo, maggiori saranno le probabilità che il tuo team lo utilizzi volentieri durante tutta la giornata per ognuna delle sue attività.
• Verifica che tipo di assistenza ti assicura il fornitore. Potrebbe essere un supporto telefonico o via mail, oppure tramite chat. I fornitori di strumenti di CRM con un più ampio sistema di assistenza sono maggiormente disponibili ad aiutarti, nell’eventualità che tu abbia dei problemi con i loro software.